Líneas Directrices de la Actividad Internacional

A. Viajes Oficiales

1. Autorización de la Mesa de la Cámara

2. Composición de las delegaciones

2.1. Viajes del Presidente del Senado a conferencias y reuniones internacionales

2.2. Viajes de delegaciones del Senado encabezadas por su Presidente

2.3. Viajes de carácter institucional de la Mesa del Senado

2.4. Viajes de Comisiones. 

3. Duración del viaje oficial

3.1. Desplazamientos de menos de tres horas de duración

3.2. Desplazamientos de tres o más de tres horas de duración

4. Cobertura de gastos

4.1. Gestión del transporte de la delegación

4.2. Gestión del alojamiento

4.3. Dietas de viaje

4.4. Interpretación

4.5. Obsequios protocolarios

4.6. Salas de Autoridades

4.7. Acompañamiento a las delegaciones

B. Visitas oficiales

1. Visitas de Presidentes de Parlamentos o jefes de delegación de análoga relevancia

2. Visitas de otras delegaciones parlamentarias

C. Grupos de Amistad

D. Organización por el Senado de reuniones internacionales

A. VIAJES OFICIALES.

1. Autorización de la Mesa de la Cámara.

Todo desplazamiento, nacional o internacional, de una delegación oficial del Senado, requerirá el acuerdo de autorización de la Mesa de la Cámara. El acuerdo deberá precisar, al menos, los siguientes detalles: el lugar del desplazamiento, la composición de la delegación, la duración del viaje oficial y la cobertura de gastos, de acuerdo con los criterios establecidos a continuación.

Cualquier solicitud de autorización dirigida a la Mesa se acompañará de una justificación del viaje que se propone y de un presupuesto estimativo de los gastos que supondrá el desplazamiento.

Al finalizar el viaje se realizará un informe de la actividad desarrollada.

2. Composición de las delegaciones.

El acuerdo de la Mesa concretará la composición de las delegaciones oficiales del Senado.

2.1 Viajes del Presidente a conferencias y reuniones internacionales.

La asistencia del Presidente o miembro de la Mesa en quien delegue a conferencias y reuniones internacionales a las que sea invitado a participar se entiende autorizada a partir del presente acuerdo.

También se entenderán autorizados los desplazamientos internacionales del Presidente, cuando lo haga en representación del Estado español, a instancias de Presidencia del Gobierno o del Ministerio de Asuntos Exteriores y Cooperación.

2.2 Viajes de delegaciones del Senado encabezadas por su Presidente

La delegación oficial estará compuesta por el Presidente del Senado y por los Portavoces de la Cámara que se determinen. El régimen económico estará basado en el principio de reciprocidad, salvo que la situación económica del país visitado haga inviable su aplicabilidad.

Además, podrá presidir delegaciones integradas por Senadores pertenecientes a distintas Comisiones que, por razón de la materia, asistan a Foros Parlamentarios de cooperación bilateral con países de atención preferente.

2.3 Viajes de carácter institucional de la Mesa del Senado.

La delegación estará formada por los miembros de la Mesa de la Cámara que se determinen.

2.4 Viajes de Comisiones.

Viajes a reuniones de la Presidencia de turno de la Unión Europea: La delegación oficial se ajustará, en la medida de lo posible, a los criterios establecidos por la invitación oficial. Si no se especifica, se aplicará el criterio general de los viajes de Comisiones.

Con ocasión de cada Presidencia semestral, se elevará a la Mesa con carácter previo una propuesta de autorización para el conjunto de la actividad internacional prevista durante el semestre, adjuntando el calendario de viajes remitido por el Parlamento anfitrión y un presupuesto estimativo de gastos en función del número de parlamentarios que en su caso puedan asistir a las reuniones, sin perjuicio del acuerdo específico para cada una de ellas.

Otros viajes de Comisión: La Mesa de la Cámara valorará en cada supuesto su conveniencia. Como criterio general, la delegación oficial estará compuesta por el Presidente y tres miembros de la Comisión, siendo dos de estos representantes de los dos Grupos parlamentarios mayoritarios y el tercero un representante de alguno de los demás Grupos parlamentarios en dicha Comisión, por un sistema de rotación para sucesivos desplazamientos.

Excepcionalmente, cabrá la posibilidad de que la delegación oficial esté formada por el Presidente de la Comisión y cuatro de sus miembros, sobre la base del citado criterio. Salvo que el acuerdo de la Mesa establezca otro criterio, en ningún caso podrán formar parte de la delegación Senadores que no pertenezcan a la Comisión.

3. Duración del viaje oficial.

Para determinar la duración del viaje oficial se tendrá en cuenta la hora de comienzo de la primera reunión o evento que forme parte del programa oficial, así como el lugar donde se celebre la misma.

3.1 Desplazamientos de menos de tres horas de duración.

Como línea directriz, en aquellos viajes en que los vuelos no superen las tres horas de duración (señaladamente, en los vuelos europeos como Bruselas, Roma o París), si la reunión comienza a partir de las 15 horas y hay oferta de vuelos por la mañana que permitan llegar a la reunión con un margen de tiempo razonable, el desplazamiento oficial se realizará el mismo día de la reunión. El desplazamiento de regreso se realizará una vez concluida la reunión, si hay oferta de vuelos razonable que permitan regresar en el mismo día a Madrid.

3.2 Desplazamientos de tres o más de tres horas de duración.

En aquellos desplazamientos en los que el vuelo tenga una duración de tres o más de tres horas de duración, el desplazamiento se podrá realizar el día anterior a la reunión. Los desplazamientos de regreso se podrán realizar el día siguiente a la finalización del programa oficial.

Estos criterios podrán ser adaptados cuando las combinaciones de vuelo así lo permitan o exijan, correspondiendo a la Secretaría General realizar esa valoración.

En todo caso, se entenderá como punto de partida y retorno la ciudad de Madrid, salvo que exista una combinación de vuelos o de tren razonable, que no suponga un incremento de gastos notable, desde o hacia la ciudad preferida por el Senador.

El adelanto o posposición del inicio o regreso del viaje en fechas distintas de las establecidas por voluntad del Senador se efectuará sin gastos para la Cámara.

4. Cobertura de gastos.

En la autorización del viaje oficial se entenderán incluidos los siguientes conceptos: los gastos de transporte (billete aéreo, de tren, etc.); los gastos de hotel (en régimen de alojamiento y desayuno); las dietas por desplazamiento (que tienen por finalidad cubrir gastos distintos de los anteriores como los de traslado a y desde el aeropuerto, almuerzos y cenas durante el viaje oficial); la interpretación, cuando sea necesaria; los obsequios protocolarios; y, en su caso, los gastos derivados del uso de la Sala de Autoridades en los aeropuertos. Otro tipo de gastos extraordinarios que se consideren necesarios deberán autorizarse específicamente. Con ocasión de cada viaje, se contratará así mismo una póliza de seguro de asistencia sanitaria en viajes. En todo caso, se atenderá a una racionalización y contención del gasto en los desplazamientos.

4.1 Gestión del transporte de la delegación.

Como criterio general, las reservas de vuelos se realizan en clase preferente, salvo que la compañía aérea no disponga de esta clase; y las reservas de tren en clase Club o similar. Los vuelos se realizarán preferentemente con la compañía Iberia, en atención al Convenio suscrito por las Cortes Generales, y evitando las escalas allí donde sea posible.

Los traslados de la delegación del aeropuerto al hotel en la ciudad de destino y viceversa se prestarán por la Embajada de España en el país de destino en la medida en que los recursos de la misma así lo posibiliten. Sólo se contratará transporte a cargo del Senado en casos excepcionales, cuando el anfitrión no lo proporcione o la Embajada no pueda facilitarlo y existan motivos de seguridad que lo hagan indispensable. En caso contrario, el coste de los traslados interiores en la ciudad de destino será a cargo de los miembros de la delegación y se entenderá incluido en las dietas por desplazamiento.

4.2 Gestión del alojamiento.

La autorización del viaje oficial cubrirá exclusivamente los gastos de alojamiento y desayuno. Cuando así lo requieran los establecimientos, cada miembro de la delegación tendrá que facilitar su tarjeta personal de crédito para garantizar cualquier otro gasto extra que pueda generar.

Como criterio general, las habitaciones que se reservan serán de categoría “standard”, dobles para uso individual y con desayuno incluido, salvo que las condiciones especiales del país de destino aconsejen otro régimen de alojamiento.

4.3 Dietas de viaje.

Las dietas de viaje se calcularán tomando siempre como referencia la hora de salida de los vuelos desde el aeropuerto de Madrid y la hora de llegada de los mismos al aeropuerto Madrid, con independencia de la hora a la que se requiera la presencia en el aeropuerto. El mismo criterio se aplicará en los desplazamientos a través de otros medios de transporte.

El adelanto o posposición del inicio o regreso del viaje en fechas distintas de las establecidas por voluntad del Senador en ningún caso dará lugar a un incremento de las dietas.

4.4 Interpretación.

Como criterio general, la autorización del viaje oficial cubrirá la interpretación que sea necesario contratar durante el desarrollo de las reuniones en el país de destino. Corresponderá a la Secretaría General la valoración en cada caso del tipo de interpretación requerida, atendiendo a un criterio de racionalización y contención en el gasto.

4.5 Obsequios protocolarios.

La Dirección de Relaciones Internacionales del Senado establecerá el criterio para la entrega de obsequios protocolarios en los desplazamientos oficiales de la Cámara, teniendo en cuenta el programa oficial y las autoridades con las que vayan a celebrarse encuentros y atendiendo a los usos y costumbres establecidos.

4.6 Salas de Autoridades.

La Dirección de Relaciones Internacionales del Senado solicitará el uso de las Salas de Autoridades en los viajes de delegaciones oficiales que estén encabezados por el Presidente del Senado, por alguno de los miembros de la Mesa del Senado o por los Presidentes de las Comisiones del Senado, conforme a la Circular 3/2015-1 de Presidencia del Gobierno que regula el acceso a las Salas de Autoridades de los aeropuertos españoles.

4.7 Acompañamiento a las delegaciones.

Las delegaciones oficiales irán acompañadas por los funcionarios de la Secretaría General del Senado que en cada caso se determine, atendiendo a las necesidades específicas del viaje.

B. VISITAS OFICIALES.

Las visitas oficiales al Senado que supongan un gasto para la Cámara, exigirán un acuerdo específico de la Mesa.

1. Visitas de Presidentes de Parlamentos o jefes de delegación de análoga relevancia

Se establece como principio un máximo de dos al año, una por semestre, salvo que, a instancias del Ministerio de Asuntos Exteriores y Cooperación y atendiendo a los intereses españoles, la Mesa acuerde excepcionalmente acoger alguna más.

Sin perjuicio de la aplicabilidad preferente del principio de reciprocidad, el régimen de gastos autorizados incluirá un máximo de ocho personas y comprenderá el alojamiento, el transporte dentro de España, la interpretación y los gastos derivados de la organización del programa, incluyendo los protocolarios y de cortesía. En todo caso, la propuesta que la Secretaría General formule a la Mesa deberá ir acompañada de un presupuesto estimativo de la Dirección de Relaciones Internacionales del Senado.

2. Visitas de otras delegaciones parlamentarias

El régimen de gastos autorizados incluirá los protocolarios y de cortesía, derivados de la organización del programa.

C. GRUPOS DE AMISTAD.

La Mesa del Senado acordará la creación y composición de los Grupos de Amistad.

Tanto los viajes como las visitas requerirán el correspondiente acuerdo de la Mesa, siendo alternativos unos y otras y en todo caso no superarán dos al año.

Como criterio general, únicamente se podrán desplazar los miembros del Grupo de Amistad correspondiente sin que puedan ser sustituidos en el mismo.

El régimen de gastos atenderá al principio de reciprocidad y, en su defecto, al criterio general establecido para las visitas de Presidentes de Parlamentos.

D. ORGANIZACIÓN POR EL SENADO DE REUNIONES INTERNACIONALES.

El Senado asumirá la organización de Conferencias o Foros internacionales de los que España forme parte cuando la previsión de la celebración alternativa de reuniones en uno y otro país entre los participantes así lo requiera, cuando la presidencia rotatoria de una organización internacional así lo exija, o cuando los compromisos derivados de la actividad internacional del Senado lo recomienden, dentro de los principios de austeridad y eficiencia en la gestión de los recursos.

En todo caso, será imprescindible obtener la autorización previa de la Mesa de la Cámara, en la que se valorará su conveniencia, conforme al régimen de gastos previsto en el Presupuesto estimativo presentado por la Dirección de Relaciones Internacionales del Senado.

Palacio del Senado, a 27 de julio de 2016.