Línies Directrius de l'Activitat Internacional

A. Viatges oficials

1. Autorització de la Mesa de la Cambra

2. Composició de les delegacions

2.1. Viatges del President del Senat a conferències i reunions internacionals

2.2. Viatges de delegacions del Senat encapçalades pel seu President

2.3. Viatges de caràcter institucional de la Mesa del Senat

2.4. Viatges de Comissions

3. Durada del viatge oficial

3.1. Desplaçaments de menys de tres hores de durada

3.2. Desplaçaments de tres hores de durada o més

4. Cobertura de despeses

4.1. Gestió del transport de la delegació

4.2. Gestió de l'allotjament

4.3. Dietes de viatge

4.4. Interpretació

4.5. Obsequis protocol•laris

4.6. Sales d'Autoritats

4.7. Acompanyament a les delegacions

B. Visites oficials

1. Visites de Presidents de Parlaments o caps de delegació de rellevància anàloga

2. Visites d'altres delegacions parlamentàries

C. Grups d'Amistat

D. Organització de reunions internacionals per part del Senat

A. VIATGES OFICIALS.

1. Autorització de la Mesa de la Cambra.

Per a tots els desplaçaments nacionals o internacionals, d'una delegació oficial del Senat, caldrà; l'acord d'autorització de la Mesa de la Cambra. L'acord haurà d'especificar, almenys, els següents detalls: el lloc de desplaçament, la composició de la delegació, la durada del viatge oficial, i la cobertura de despeses, d'acord amb els criteris que s'estableixen a continuació.

Totes les sol•licituds d'autorització dirigida a la Mesa aniran acompanyades d'una justificació del viatge que es proposa i d'un pressupost estimatiu de les despeses que comportarà el desplaçament.

En acabar el viatge es farà un informe de l'activitat duta a terme.

2. Composició de les delegacions.

L'acord de la Mesa concretarà la composició de les delegacions oficials del Senat.

2.1 Viatges del President a conferències i reunions internacionals.

L'assistència del President o membre de la Mesa en qui delegui a conferències i reunions internacionals a les quals sigui convidat a participar s'entén autoritzada a partir d'aquest acord.

També s'entendran com a autoritzats els desplaçaments del President quan ho faci en representació de l'Estat espanyol, a instàncies de Presidència del Govern o del Ministeri d'Afers Extrangers i Cooperació.

2.2 Viatges de delegacions del Senat encapçalades pel seu President.

La delegació oficial estarà formada pel President del Senat i pels Portaveus de la Cambra que es determinin. El règim econòmic es basarà en el principi de reciprocitat, llevat que la situació econòmica del país visitat faci inviable la seva aplicabilitat.

A més, podrà presidir delegacions integrades per Senadors que pertanyin a diferents Comissions i que, per raó de la matèria, assisteixin a Fòrums Parlamentaris de cooperació bilateral amb països d'atenció preferent.

2.3 Viatges de caràcter institucional de la Mesa del Senat

La delegació estarà formada pels membres de la Mesa de la Cambra que es determinin.

2.4 Viatges de Comissions.

Viatges a reunions de la Presidència de torn de la Unió Europea: En la mesura del que sigui possible, la delegació oficial s'ajustarà als criteris establerts per la invitació oficial. Si no s'especifiquen, s'aplicarà el criteri generals dels viatges de Comissions.

Amb motiu de cada Presidència semestral, s'elevarà a la Mesa amb caràcter previ una proposta d'autorització per al conjunt de l'activitat internacional prevista durant el semestre, adjuntant el calendari de viatges enviat pel Parlament amfitrió i un pressupost estimatiu de despeses en funció del nombre de parlamentaris que, en cada cas, puguin assistir a les reunions, sense perjudici de l'acord específic per a cadascuna d'elles.

Altres viatges de Comissió: La Mesa de la Cambra valorarà en cada cas la seva conveniència. Com a criteri general, la delegació oficial estarà formada pel President i tres membres de la Comissió, dos dels quals hauran de ser representants dels dos Grups parlamentaris majoritaris, i el tercer un representant d'algun dels altres Grups parlamentaris d'aquesta Comissió, per un sistema de rotació per a successius desplaçaments. Excepcionalment, la delegació oficial podrà estar formada pel President de la Comissió i quatre dels seus membres, sempre seguint el criteri esmentat. Llevat que l'acord de la Mesa estableixi un altre criteri, en cap cas podran formar part de la delegació Senadors que no pertanyin a la Comissió.

3. Durada del viatge oficial.

Per tal de determinar la durada del viatge oficial, es tindrà en compte l'hora d'inici de la primera reunió o esdeveniment que formi part del programa oficial, així com el lloc on es celebri.

3.1 Desplaçaments de menys de tres hores de durada.

Com a línia directriu, en aquells viatges en què els vols no superin les tres hores de durada (en concret, en els vols europeus com Brussel•les, Roma o París), si la reunió comença a partir de les 15 hores, i hi ha oferta de vols al matí que permetin arribar a la reunió amb un marge de temps raonable, el desplaçament oficial es realitzarà el mateix dia de la reunió. El desplaçament de tornada es farà un cop acabada la reunió, si hi ha oferta de vols raonable que permeti tornar el mateix dia a Madrid.

3.2. Desplaçaments de tres hores de durada o més.

En els desplaçaments en què el vol tingui una durada de tres hores o més, el desplaçament es podrà fer el dia abans de la reunió. Els desplaçaments de tornada es podran fer l'endemà del dia en què s'acabi el programa oficial.

Aquests criteris es podran adaptar quan les combinacions de vol així ho permetin o exigeixin, i aquesta valoració correspondrà a la Secretaria General.

En tots els casos, s'entendrà com a punt de sortida i tornada la ciutat de Madrid, llevat que hi hagi una combinació de vols o de tren raonable que no suposi un increment de despeses notable, des de o cap a la ciutat preferida pel Senador.

L'avançament o l'ajornament, per voluntat del Senador, de l'inici o la tornada del viatge en dates diferents de les establertes es farà sense que suposi cap despesa per a la Cambra.

4. Cobertura de despeses.

Es consideraran inclosos en l'autorització de viatge oficial els següents conceptes: les despeses de transport (bitllet aeri, de tren, etc.); les despeses d'hotel (en règim d'allotjament i esmorzar); les dietes per desplaçament (que tenen per finalitat cobrir despeses que no siguin les anteriors, com trasllat a i des de l'aeroport, dinars i sopars durant el viatge oficial); la interpretació, quan calgui; els obsequis protocol•laris; i, si és el cas, les despeses derivades de l'ús de la Sala d'Autoritats als aeroports.La resta de despeses extraordinàries que es considerin necessàries s'hauran d'autoritzar específicament. Amb motiu de cada viatge, es contractarà, a mès, una pòlissa d'assegurança d'assistència sanitària en viatges. En tots els casos, s'intentarà racionalitzar i contenir la despesa en els desplaçaments.

4.1 Gestió del transport de la delegació.

Com a criteri general, les reserves de vols es fan en classe preferent, llevat que la companyia aèria no disposi d'aquesta classe; i les reserves de tren en classe Club o similar. Els vols es faran preferentment amb la companyia Iberia, d'acord amb el Conveni subscrit per les Corts Generals, i evitant les escales sempre que sigui possible.

Els trasllats de la delegació de l'aeroport a l'hotel de la ciutat de destí i viceversa aniran a càrrec de l'Ambaixada d'Espanya al país de destí en la mesura en què els seus recursos ho possibilitin. Només es contractarà transport a càrrec del Senat en casos excepcionals, quan l'amfitrió no el proporcioni o l'Ambaixada no el pugui facilitar i hi hagi motius de seguretat que ho facin indispensable. En cas contrari, el cost dels trasllats interiors a la ciutat de destí serà a càrrec dels membres de la delegació i s'entendrà inclòs en les dietes per desplaçament.

4.2 Gestió de l'allotjament.

L'autorització del viatge oficial cobrirà exclusivament les despeses d'allotjament i esmorzar. Quan així ho requereixin els establiments, cada membre de la delegació haurà de facilitar la seva targeta personal de crèdit per garantir qualsevol altra despesa extra que pugui generar.

Com a criteri general, les habitacions que es reservin seran de categoria estàndard, dobles per a ús individual i amb esmorzar inclòs, llevat que les condicions especials del país de destí aconsellin un altre règim d'allotjament.

4.3 Dietes de viatge.

Les dietes de viatge es calcularan prenent sempre com a referència l'hora de sortida dels vols des de l'aeroport de Madrid i l'hora d'arribada a l'aeroport de Madrid, independentment de l'hora en què calgui ser a l'aeroport. S'aplicarà el mateix criteri per als desplaçaments amb altres mitjans de transport.

L'avançament o l'ajornament, per voluntat del Senador, de l'inici o la tornada del viatge en dates diferents de les establertes es farà sense que suposi un increment de les dietes.

4.4 Interpretació.

Com a criteri general, l'autorització del viatge oficial cobrirà la interpretació que calgui contractar durant el desenvolupament de les reunions al país de destí. Correspondrà a la Secretaria General la valoració en cada cas del tipus d'interpretació requerida, d'acord amb un criteri de racionalització i contenció en la despesa.

4.5 Obsequis protocol•laris.

La Direcció de Relacions Internacionals del Senat establirà el criteri per al lliurament d'obsequis protocol•laris en els desplaçaments oficials de la Cambra, tenint en compte el programa oficial i les autoritats amb les quals s'hagin de celebrar les reunions, d'acord amb els usos i costums establerts.

4.6 Sales d'Autoritats.

La Direcció de Relacions Internacionals del Senat sol•licitarà l'ús de les Sales d'Autoritats en els viatges de delegacions oficials que estiguin encapçalats pel President del Senat, per algun dels membres de la Mesa del Senat o pels Presidents de les Comissions del Senat, d'acord amb la Circular 3/2015-1 de Presidència del Govern que regula l'accés a les Sales d'Autoritats dels aeroports espanyols.

4.7 Acompanyament a les delegacions.

Les delegacions oficials aniran acompanyades pels funcionaris de la Secretaria General del Senat que en cada cas es determini, d'acord amb les necessitats específiques del viatge.

B. Visites oficials.

Per a les visites oficials al Senat que suposin una despesa per a la Cambra caldrà un acord específic de la Mesa.

1. Visites de Presidents de Parlaments o caps de delegació de rellevància anàloga.

S'estableix com a principi un màxim de dues a l'any, una per semestre, llevat que, a instàncies del Ministeri d'Afers Exteriors i Cooperació, i en funció dels interessos espanyols, la Mesa acordi excepcionalment acollir-ne alguna altra.

Sense perjudici de l'aplicabilitat preferent del principi de reciprocitat, el règim de despeses autoritzades serà per a un màxim de vuit persones i inclourà l'allotjament, el transport dins d'Espanya, la interpretació i les despeses derivades de l'organització del programa, juntament amb les protocol•làries i de cortesia. En tot els casos, la proposta que la Secretaria General formuli a la Mesa haurà d'anar acompanyada d'un pressupost estimatiu de la Direcció de Relacions Internacionals del Senat.

2. Visites d'altres delegacions parlamentàries.

El règim de despeses autoritzades inclourà els protocol•làries i de cortesia, derivades de l'organització del programa.

C. GRUPS D'AMISTAT.

La Mesa del Senat acordarà la creació i composició dels Grups d'Amistat.

Tant els viatges com les visites requeriran el corresponent acord de la Mesa, i tant els uns com les altres seran alternatius i en qualsevol cas no superaran els dos a l'any.

Com a criteri general, només es podran desplaçar els membres del Grup d'Amistat corresponent sense que puguin ser substituïts.

El règim de despeses seguirà al principi de reciprocitat i, si no és posible, el criteri general establert per a les visites de Presidents de Parlaments.

D. ORGANITZACIÓ PEL SENAT DE REUNIONS INTERNACIONALS.

El Senat assumirà l'organització de Conferències o Fòrums internacionals dels quals Espanya formi part quan la previsió de la celebració alternativa de reunions en un i altre país entre els participants així ho requereixi, quan la presidència rotatòria d'una organització internacional així ho exigeixi, o quan els compromisos derivats de l'activitat internacional del Senat ho recomanin, dins dels principis d'austeritat i eficiència en la gestió dels recursos.

En qualsevol cas, serà imprescindible obtenir l'autorització prèvia de la Mesa de la Cambra, que haurà de valorar-ne la conveniència, d'acord amb el règim de despeses previst en el Pressupost estimatiu presentat per la Direcció de Relacions Internacionals del Senat.

Palau del Senat, 27 de juliol de 2016.