Línies Directrius de l'Activitat Internacional

A. Viatges oficials

1. Autorització de la Mesa de la Cambra

2. Composició de les delegacions

2.1. Viatges del President del Senat a conferències i reunions internacionals

2.2. Viatges de delegacions del Senat encapçalades pel seu President

2.3. Viatges de caràcter institucional de la Mesa del Senat

2.4. Viatges de Comissions

3. Durada del viatge oficial

3.1. Desplaçaments de menys de tres hores de durada

3.2. Desplaçaments de tres o més de tres hores de durada

4. Cobertura de despeses

4.1. Gestió del transport de la delegació

4.2. Gestió de l'allotjament

4.3. Dietes de viatge

4.4. Interpretació

4.5. Obsequis protocol•laris

4.6. Sales d'Autoritats

4.7. Acompanyament a les delegacions

B. Visites oficials

1. Visites de Presidents de Parlaments o caps de delegació d'anàloga rellevància

2. Visites d'altres delegacions parlamentàries

C. Grups d'Amistat

D. Organització pel Senat de reunions internacionals

A. VIATGES OFICIALS.

1. Autorització de la Mesa de la Cambra.

Tot desplaçament, nacional o internacional, d'una delegació oficial del Senat, requerirà l'acord d'autorització de la Mesa de la Cambra. L'acord haurà de precisar, almenys, els següents detalls: el lloc del desplaçament, la composició de la delegació, la durada del viatge oficial i la cobertura de despeses, d'acord amb els criteris establits a continuació.

Qualsevol sol•licitud d'autorització dirigida a la Mesa s'acompanyarà d'una justificació del viatge que es proposa i d'un pressupost estimatiu de les despeses que suposarà el desplaçament.

En finalitzar el viatge es realitzarà un informe de l'activitat desenvolupada.

2. Composició de les delegacions.

L'acord de la Mesa concretarà la composició de les delegacions oficials del Senat.

2.1 Viatges del President a conferències i reunions internacionals.

L'assistència del President o membre de la Mesa en qui delegue a conferències i reunions internacionals a les quals siga convidat a participar s'entén autoritzada a partir del present acord.

També s'entendran autoritzats els desplaçaments internacionals del President, quan ho faça en representació de l'Estat español, a instàncies de Presidència del Govern o del Ministeri d'Afers Exteriors i Cooperació.

2.2 Viatges de delegacions del Senat encapçalades pel seu President.

La delegació oficial estarà composta pel President del Senat i pels Portaveus de la Cambra que es determinen. El règim econòmic estarà basat en el principi de reciprocitat, llevat que la situació econòmica del país visitat faça inviable la seua aplicabilitat.

A més, podrà presidir delegacions integrades per Senadors pertanyents a diferents Comissions que, per raó de la matèria, assistisquen a Fòrums Parlamentaris de cooperació bilateral amb països d'atenció preferent.

2.3 Viatges de caràcter institucional de la Mesa del Senat

La delegació estarà formada pels membres de la Mesa de la Cambra que es determinen.

2.4 Viatges de Comissions.

Viatges a reunions de la Presidència de torn de la Unió Europea: La delegació oficial s'ajustarà, en la mesura del possible, als criteris establits per la invitació oficial. Si no s'especifica, s'aplicarà el criteri general dels viatges de Comissions.

Amb ocasió de cada Presidència semestral, s'elevarà a la Mesa amb caràcter previ una proposta d'autorització per al conjunt de l'activitat internacional prevista durant el semestre, adjuntant el calendari de viatges remés pel Parlament amfitrió i un pressupost estimatiu de despeses en funció del nombre de parlamentaris que si escau puguen assistir a les reunions, sense perjudici de l'acord específic per a cadascuna d'elles.

Altres viatges de Comissió: La Mesa de la Cambra valorarà en cada suposat la seua conveniència. Com a criteri general, la delegació oficial estarà composta pel President i tres membres de la Comissió, sent dos d'aquests representants dels dos Grups parlamentaris majoritaris i el tercer un representant d'algun dels altres Grups parlamentaris en aquesta Comissió, per un sistema de rotació per a successius desplaçaments. Excepcionalment, cabrà la possibilitat que la delegació oficial estiga formada pel President de la Comissió i quatre dels seus membres, sobre la base del citat criteri. Llevat que l'acord de la Mesa establisca un altre criteri, en cap cas podran formar part de la delegació Senadors que no pertanguen a la Comissió.

3. Durada del viatge oficial.

Per a determinar la durada del viatge oficial es tindrà en compte l'hora de començament de la primera reunió o esdeveniment que forme part del programa oficial, així com el lloc on s'hi celebre.

3.1 Desplaçaments de menys de tres hores de durada.

Com a línia directriu, en aquells viatges en què els vols no superen les tres hores de durada (assenyaladament, en els vols europeus com ara Brussel•les, Roma o París), si la reunió comença a partir de les 15 hores i hi ha oferta de vols al matí que permeten arribar a la reunió amb un marge de temps raonable, el desplaçament oficial es realitzarà el mateix dia de la reunió. El desplaçament de retorn es realitzarà una vegada conclosa la reunió, si hi ha oferta de vols raonable que permeten tornar en el mateix dia a Madrid.

3.2. Desplaçaments de tres o més de tres hores de durada.

En aquells desplaçaments en els quals el vol tinga una durada de tres o més de tres hores, el desplaçament es podrà realitzar el dia anterior a la reunió. Els desplaçaments de retorn es podran realitzar l'endemà a la finalització del programa oficial.

Aquests criteris podran ser adaptats quan les combinacions de vol així ho permeten o exigisquen, corresponent a la Secretaria General realitzar aqueixa valoració.

En tot cas, s'entendrà com a punt de partida i tornada la ciutat de Madrid, llevat que existisca una combinació de vols o de tren raonable, que no supose un increment de despeses notable, des d'o cap a la ciutat preferida pel Senador.

L'avançament o posposició de l'inici o retorn del viatge en dates diferents de les establides per voluntat del Senador s'efectuarà sense despeses per a la Cambra.

4. Cobertura de despeses.

En l'autorització del viatge oficial s'entendran inclosos els següents conceptes: les despeses de transport (bitllet aeri, de tren, etc.); les despeses d'hotel (en règim d'allotjament i desdejuni); les dietes per desplaçament (que tenen per finalitat cobrir despeses diferents de les anteriors com les de trasllat a i des de l'aeroport, esmorzars i sopars durant el viatge oficial); la interpretació, quan siga necessària; els obsequis protocol•laris; i, si escau, les despeses derivades de l'ús de la Sala d'Autoritats als aeroports. Qualsevol altre tipus de despeses extraordinàries que es consideren necessaries hauran d'autoritzar-se específicament. Amb ocasió de cada viatge, es contractarà així mateix una pòlissa d'assegurança d'assistència sanitària en viatges. En tot cas, s'atendrà a una racionalització i contenció de la despesa en als desplaçaments.

4.1 Gestió del transport de la delegació.

Com a criteri general, les reserves de vols es realitzen en classe preferent, llevat que la companyia aèria no dispose d'aquesta classe; i les reserves de tren en classe Club o similar. Els vols es realitzaran preferentment amb la companyia Iberia, en atenció al Conveni subscrit per les Corts Generals, i evitant les escales allí on siga possible.

Els trasllats de la delegació de l'aeroport a l'hotel en la ciutat de destinació i viceversa es prestaran per l'Ambaixada d'Espanya al país de destinació en la mesura en què els recursos de la mateixa així ho possibiliten. Només es contractarà transport a càrrec del Senat en casos excepcionals, quan l'amfitrió no el proporcione o l'Ambaixada no puga facilitar-lo i existisquen motius de seguretat que ho facen indispensable. En cas contrari, el cost dels trasllats interiors en la ciutat de destinació serà a càrrec dels membres de la delegació i s'entendrà inclòs en les dietes per desplaçament.

4.2 Gestió de l'allotjament.

L'autorització del viatge oficial cobrirà exclusivament les despeses d'allotjament i desdejuni. Quan així ho requerisquen els establiments, cada membre de la delegació haurà de facilitar la seua targeta personal de crèdit per a garantir qualsevol altra despesa extra que puga generar.

Com a criteri general, les habitacions que es reserven seran de categoria “standard”, dobles per a ús individual i amb desdejuni inclòs, llevat que les condicions especials del país de destinació aconsellen un altre règim d'allotjament.

4.3 Dietes de viatge.

Les dietes de viatge es calcularan prenent sempre com a referència l'hora d'eixida dels vols des de l'aeroport de Madrid i l'hora d'arribada dels mateixos a l'aeroport Madrid, amb independència de l'hora a la qual es requerisca la presència a l'aeroport. El mateix criteri s'aplicarà als desplaçaments a través d'altres mitjans de transport.

L'avançament o posposició de l'inici o retorn del viatge en dates diferents de les establides per voluntat del Senador en cap cas donarà lloc a un increment de les dietes.

4.4 Interpretació.

Com a criteri general, l'autorització del viatge oficial cobrirà la interpretació que siga necessari contractar durant el desenvolupament de les reunions en el país de destinació. Correspondrà a la Secretaria General la valoració en cada cas del tipus d'interpretació requerida, atenent a un criteri de racionalització i contenció en la despesa.

4.5 Obsequis protocol•laris.

La Direcció de Relacions Internacionals del Senat establirà el criteri per al lliurament d'obsequis protocol•laris als desplaçaments oficials de la Cambra, tenint en compte el programa oficial i les autoritats amb les quals vagen a celebrar-se trobades i atenent als usos i costums establits.

4.6 Sales d'Autoritats.

La Direcció de Relacions Internacionals del Senat sol•licitarà l'ús de les Sales d'Autoritats als viatges de delegacions oficials que estiguen encapçalats pel President del Senat, per algun dels membres de la Mesa del Senat o pels Presidents de les Comissions del Senat, conforme a la Circular 3/2015-1 de Presidència del Govern que regula l'accés a les Sales d'Autoritats dels aeroports espanyols.

4.7 Acompanyament a les delegacions.

Les delegacions oficials aniran acompanyades pels funcionaris de la Secretaria General del Senat que en cada cas es determine, atenent a les necessitats específiques del viatge.

B. Visites oficials.

Les visites oficials al Senat que suposen una despesa per a la Cambra, exigiran un acord específic de la Mesa.

1. Visites de Presidents de Parlaments o caps de delegació d'anàloga rellevància.

S'estableix com a principi un màxim de dos a l'any, una per semestre, llevat que, a instàncies del Ministeri d'Afers Exteriors i Cooperació i atenent als interessos espanyols, la Mesa acorde excepcionalment acollir-ne alguna més.

Sense perjudici de l'aplicabilitat preferent del principi de reciprocitat, el règim de despeses autoritzades inclourà un màxim de vuit persones i comprendrà l'allotjament, el transport dins d'Espanya, la interpretació i les despeses derivades de l'organització del programa, incloent els protocol•laris i de cortesia. En tot cas, la proposta que la Secretaria General formule a la Mesa haurà d'anar acompanyada d'un pressupost estimatiu de la Direcció de Relacions Internacionals del Senat.

2. Visites d'altres delegacions parlamentàries.

El règim de despeses autoritzades inclourà els protocol•laris i de cortesia, derivats de l'organització del programa.

C. GRUPS D'AMISTAT.

La Mesa del Senat acordarà la creació i composició dels Grups d'Amistat.

Tant els viatges com les visites requeriran el corresponent acord de la Mesa, sent alternatius uns i altres i en tot cas no superaran dos a l'any.

Com a criteri general, únicament es podran desplaçar els membres del Grup d'Amistat corresponent sense que hi puguen ser substituïts.

El règim de despeses atendrà al principi de reciprocitat i, en el seu defecte, al criteri general establit per a les visites de Presidents de Parlaments.

D. ORGANITZACIÓ PEL SENAT DE REUNIONS INTERNACIONALS.

El Senat assumirà l'organització de Conferències o Fòrums internacionals dels quals Espanya forme part quan la previsió de la celebració alternativa de reunions en un i altre país entre els participants així ho requerisca, quan la presidència rotatòria d'una organització internacional així ho exigisca, o quan els compromisos derivats de l'activitat internacional del Senat ho recomanen, dins dels principis d'austeritat i eficiència en la gestió dels recursos.

En tot cas, serà imprescindible obtenir l'autorització prèvia de la Mesa de la Cambra, en la qual es valorarà la seua conveniència, conforme al règim de despeses previst al Pressupost estimatiu presentat per la Direcció de Relacions Internacionals del Senat.

Palau del Senat, a 27 de juliol de 2016.