Líneas Directrices de la Actividad Internacional del Senado en la XIV Legislatura

Última revisión 31/07/2020

 

A. Viajes Oficiales

1. Autorización de la Mesa de la Cámara

2. Composición de las delegaciones

2.1. Viajes de la Presidenta a conferencias y reuniones internacionales

2.2. Viajes de delegaciones del Senado encabezadas por su Presidente

2.3. Viajes de carácter institucional de la Mesa del Senado

2.4. Viajes de Comisiones.

2.5. Otros viajes oficiales.  

3. Duración del viaje oficial

3.1. Desplazamientos de menos de tres horas de duración

3.2. Desplazamientos de tres o más de tres horas de duración

4. Cobertura de gastos

4.1. Gestión del transporte de la delegación

4.2. Gestión del alojamiento

4.3. Dietas de viaje

4.4. Interpretación

4.5. Obsequios protocolarios

4.6. Salas de Autoridades

4.7. Acompañamiento a las delegaciones

B. Visitas oficiales

1. Visitas de delegaciones parlamentarias por invitación del Senado

2. Visitas de otras delegaciones parlamentarias

C. Grupos de Amistad

D. Organización por el Senado de reuniones internacionales

E. Disposición adicional

A. VIAJES OFICIALES.

1. Autorización de la Mesa de la Cámara.

Todo desplazamiento, nacional o internacional, de una delegación oficial del Senado, requerirá el acuerdo de autorización de la Mesa de la Cámara. El acuerdo deberá precisar, al menos, los siguientes detalles: el lugar del desplazamiento, la composición de la delegación, la duración del viaje oficial y la cobertura de gastos, de acuerdo con los criterios establecidos a continuación.

Cualquier solicitud de autorización dirigida a la Mesa se acompañará de una justificación del viaje que se propone y de un presupuesto estimativo de los gastos que supondrá el desplazamiento.

Al finalizar el viaje se realizará un informe de la actividad desarrollada.

2. Composición de las delegaciones.

El acuerdo de la Mesa concretará la composición de las delegaciones oficiales del Senado.

2.1 Viajes de la Presidenta a conferencias y reuniones internacionales.

La asistencia de la Presidenta, o miembro de la Mesa en quien delegue, a conferencias y reuniones internacionales se entiende autorizada a partir del presente acuerdo.

También se entenderán autorizados los desplazamientos internacionales de la Presidenta cuando se trate de un viaje institucional por invitación de un Parlamento extranjero, en el marco de las relaciones bilaterales con ese país, o cuando lo haga en representación del Estado español, a instancias de la Presidencia del Gobierno o del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación. 

2.2 Viajes de delegaciones encabezadas por la Presidenta del Senado.

La delegación oficial estará compuesta por la Presidenta del Senado y los portavoces de la Cámara que se determinen. El régimen económico estará basado en el principio de reciprocidad, salvo que la situación económica del país visitado haga inviable su aplicabilidad.
Además, podrá encabezar delegaciones integradas por miembros pertenecientes a distintas comisiones que, por razón de la materia, asistan a foros parlamentarios de cooperación bilateral con países de atención preferente. 

2.3 Viajes de carácter institucional de la Mesa del Senado.

La delegación estará formada por los miembros de la Mesa de la Cámara que se determinen.

2.4 Viajes de Comisiones.

Viajes de comisión: La Mesa de la Cámara valorará en cada supuesto su conveniencia. Como criterio general, la delegación oficial estará compuesta por quien presida la comisión y cuatro de sus miembros, siendo dos de estos representantes de los dos grupos parlamentarios mayoritarios y los dos restantes, representantes de alguno de los demás grupos parlamentarios en dicha comisión, por un sistema de rotación para sucesivos desplazamientos.

Salvo que el acuerdo de la Mesa establezca otro criterio, en ningún caso podrán formar parte de la delegación quienes no pertenezcan a la comisión.

Viajes a reuniones de la Presidencia de turno de la Unión Europea: La delegación oficial se ajustará, en la medida de lo posible, a los criterios establecidos por la invitación oficial. Si no se especifica, se aplicará el criterio general de los viajes de Comisiones.

Con ocasión de cada Presidencia semestral, se elevará a la Mesa con carácter previo una propuesta de autorización para el conjunto de la actividad internacional prevista durante el semestre, adjuntando el calendario de viajes remitido por el Parlamento anfitrión y un presupuesto estimativo de gastos en función del número de parlamentarios que en su caso puedan asistir a las reuniones, sin perjuicio del acuerdo específico para cada una de ellas.

2.5 Otros viajes oficiales.

El acuerdo de la Mesa valorará, en cada supuesto, su conveniencia, en el marco de las relaciones bilaterales o de cooperación, y concretará la composición de las delegaciones oficiales del Senado.

3. Duración del viaje oficial.

Para determinar la duración del viaje oficial se tendrá en cuenta la hora de comienzo de la primera reunión o evento que forme parte del programa oficial, así como el lugar donde se celebre la misma.

3.1 Desplazamientos de menos de tres horas de duración.

Como línea directriz, en aquellos viajes en que los vuelos no superen las tres horas de duración, si la reunión comienza a partir de las 15 horas y hay oferta de vuelos por la mañana que permitan llegar a la reunión con un margen de tiempo razonable, el desplazamiento oficial se realizará el mismo día de la reunión. El desplazamiento de regreso se realizará una vez concluida la reunión, si hay oferta de vuelos razonable que permitan regresar en el mismo día Madrid.

3.2 Desplazamientos de tres o más de tres horas de duración.

En aquellos desplazamientos en los que el vuelo tenga una duración de tres o más de tres horas de duración, el desplazamiento se podrá realizar el día anterior a la reunión. Los desplazamientos de regreso se podrán realizar el día siguiente a la finalización del programa oficial.

Estos criterios podrán ser adaptados cuando las combinaciones de vuelo así lo permitan o exijan, correspondiendo a la Secretaría General realizar esa valoración.

En todo caso, se entenderá como punto de partida y retorno la ciudad de Madrid, salvo que exista una combinación de vuelos o de tren razonable desde o hacia la ciudad preferida por la persona integrante de la delegación y no suponga un incremento de gastos notable.
El adelanto o posposición del inicio o regreso del viaje, a solicitud de un miembro de la delegación, en fechas distintas de las establecidas, se efectuará sin gastos para la Cámara.

4. Cobertura de gastos.

En la autorización del viaje oficial se entenderán incluidos los siguientes conceptos: los gastos de transporte (billete aéreo, de tren, etc.); los gastos de hotel (en régimen de alojamiento y desayuno); las dietas por desplazamiento (que tienen por finalidad cubrir gastos distintos de los anteriores como los de traslado a y desde el aeropuerto, almuerzos y cenas durante el viaje oficial); la interpretación, cuando sea necesaria; los obsequios protocolarios; y, en su caso, los gastos derivados del uso de la Sala de Autoridades en los aeropuertos. Otro tipo de gastos extraordinarios que se consideren necesarios deberán autorizarse específicamente. Con ocasión de cada viaje, se contratará así mismo una póliza de seguro de asistencia sanitaria en viajes. En todo caso, se atenderá a una racionalización y contención del gasto en los desplazamientos.

4.1 Gestión del transporte de la delegación.

Como criterio general, las reservas de vuelos se realizarán en clase preferente, salvo que la compañía aérea no disponga de esta clase; y las reservas de tren en clase club o similar. Los vuelos se realizarán preferentemente con la compañía Iberia, en atención al convenio suscrito por las Cortes Generales, y se evitarán las escalas allí donde sea posible.

Las reservas de vuelos o tren se realizarán en tarifas que permitan la cancelación o modificación de los billetes al menor coste posible.

Se dará prioridad a que los desplazamientos de ida y de vuelta se realicen con la misma compañía aérea en la medida de lo posible, salvo que ello implicara un mayor coste. En caso de realizarse escalas, se dará prioridad a que los diversos tramos se encuentren enlazados para evitar las pérdidas derivadas de la cancelación o retraso de alguno de los trayectos contratados. Asimismo, se optará por la duración de la escala más razonable, en el caso de existir diversas posibilidades a un coste similar.

Cuando algún miembro de la delegación necesite modificar la duración del viaje o cambiar la compañía por motivos particulares, se le entregará el billete reservado por los servicios del Senado para el conjunto de la delegación de forma que todos los gastos que puedan producirse sean a cargo de quien realice los cambios, así como la gestión de la reserva de otros vuelos.

Los traslados de la delegación del aeropuerto al hotel en la ciudad de destino y viceversa se prestarán por la Embajada de España en el país de destino en la medida en que los recursos de la misma lo posibiliten. Solo se contratará transporte a cargo del Senado en casos excepcionales, cuando el anfitrión no lo proporcione o la Embajada no pueda facilitarlo y existan motivos de seguridad que lo hagan indispensable. En caso contrario, el coste de los traslados interiores en la ciudad de destino será a cargo de los miembros de la delegación y se entenderá incluido en las dietas por desplazamiento.

4.2 Gestión del alojamiento.

La autorización del viaje oficial cubrirá exclusivamente los gastos de alojamiento y desayuno. Cuando así lo requieran los establecimientos, cada miembro de la delegación tendrá que facilitar su tarjeta personal de crédito para garantizar cualquier otro gasto extra que pueda generar.

Como criterio general, las habitaciones que se reservan serán de categoría estándar, dobles para uso individual y con desayuno incluido, salvo que las condiciones especiales del país de destino aconsejen otro régimen de alojamiento.

4.3 Dietas de viaje.

Las dietas de viaje se calcularán tomando siempre como referencia la hora de salida de los vuelos desde el aeropuerto de Madrid y la hora de llegada de los mismos al aeropuerto de Madrid, con independencia de la hora a la que se requiera la presencia en el aeropuerto. El mismo criterio se aplicará en los desplazamientos a través de otros medios de transporte.

El adelanto o posposición del inicio o regreso del viaje, a solicitud de un miembro de la delegación por motivos personales, en fechas distintas de las establecidas en ningún caso darán lugar a un incremento de las dietas.

4.4 Interpretación.

Como criterio general, la autorización del viaje oficial cubrirá la interpretación que sea necesario contratar durante el desarrollo de las reuniones en el país de destino. Corresponderá a la Secretaría General la valoración en cada caso del tipo de interpretación requerida, atendiendo a un criterio de racionalización y contención en el gasto.

4.5 Obsequios protocolarios.

La Dirección de Relaciones Internacionales del Senado establecerá el criterio para la entrega de obsequios protocolarios en los desplazamientos oficiales de la Cámara, teniendo en cuenta el programa oficial y las autoridades con las que vayan a celebrarse encuentros y atendiendo a los usos y costumbres establecidos.

4.6 Salas de Autoridades.

La Dirección de Relaciones Internacionales del Senado solicitará el uso de las Salas de Autoridades en los viajes de delegaciones oficiales que estén encabezados por la Presidenta del Senado, por alguno de los miembros de la Mesa del Senado o por quienes presidan de las Comisiones del Senado, conforme a la Circular 3/2015-1 de Presidencia del Gobierno que regula el acceso a las Salas de Autoridades de los aeropuertos españoles.

4.7 Acompañamiento a las delegaciones.

Las delegaciones oficiales irán acompañadas por el personal de la Secretaría General del Senado que en cada caso se determine, atendiendo a las necesidades específicas del viaje.

B. VISITAS OFICIALES.

1. Visitas de delegaciones parlamentarias por invitación del Senado.

Las visitas oficiales al Senado que supongan un gasto para la Cámara, exigirán un acuerdo específico de la Mesa.

Se establece como principio un máximo de dos al año, una por semestre, salvo que, a instancias del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación y atendiendo a los intereses españoles, la Mesa acuerde excepcionalmente acoger alguna más.

Sin perjuicio de la aplicabilidad preferente del principio de reciprocidad, el régimen de gastos autorizados incluirá un máximo de ocho personas y comprenderá el alojamiento, el transporte dentro de España, la interpretación y los gastos derivados de la organización del programa, incluyendo los protocolarios y de cortesía. En todo caso, la propuesta que la Secretaría General formule a la Mesa deberá ir acompañada de un presupuesto estimativo de la Dirección de Relaciones Internacionales del Senado.

2. Visitas de otras delegaciones parlamentarias

Se entenderán autorizados los gastos protocolarios y de cortesía derivados de la organización del programa.

C. GRUPOS DE AMISTAD.

La Mesa del Senado acordará la creación y composición de los Grupos de Amistad.

Tanto los viajes como las visitas requerirán el correspondiente acuerdo de la Mesa, siendo alternativos unos y otras y en todo caso no superarán dos al año.

Como criterio general, únicamente se podrán desplazar los miembros del Grupo de Amistad correspondiente sin que puedan ser sustituidos en el mismo.

El régimen de gastos atenderá al principio de reciprocidad y, en su defecto, al criterio general establecido para las visitas de delegaciones parlamentarias invitadas por el Senado.

D. ORGANIZACIÓN POR EL SENADO DE REUNIONES INTERNACIONALES.

El Senado asumirá la organización de Conferencias o Foros internacionales de los que España forme parte cuando la previsión de la celebración alternativa de reuniones en uno y otro país entre los participantes así lo requiera, cuando la presidencia rotatoria de una organización internacional así lo exija, o cuando los compromisos derivados de la actividad internacional del Senado lo recomienden, dentro de los principios de austeridad y eficiencia en la gestión de los recursos.

En todo caso, será imprescindible obtener la autorización previa de la Mesa de la Cámara, en la que se valorará su conveniencia, conforme al régimen de gastos previsto en el Presupuesto estimativo presentado por la Dirección de Relaciones Internacionales del Senado.

E. DISPOSICIÓN ADICIONAL.

Lo dispuesto en el presente acuerdo será de aplicación a los desplazamientos nacionales de las delegaciones oficiales del Senado en tanto sea compatible con la naturaleza de los mismos.

Palacio del Senado, a 18 de febrero de 2020.