Directrices para la gestión de las cesiones de salas del Senado


Última actualización. 01/02/2022

El Senado celebra en sus dependencias reuniones de índole parlamentaria, institucional e internacional. Excepcionalmente, la Mesa del Senado puede acordar la cesión de uso de algunas de sus salas para la celebración de otro tipo de reuniones vinculadas con la función que la Cámara Alta desempeña en los ámbitos político, social o cultural.

Directrices

La Mesa del Senado, en su reunión celebrada el día 25 de enero de 2022, ha aprobado las siguientes directrices para la gestión de las cesiones de salas del Senado autorizadas por la Mesa de la Cámara:

  1. La realización de las reuniones estará condicionada a la actividad ordinaria de la Cámara, tanto parlamentaria como institucional, así como a las circunstancias de fuerza mayor que puedan afectarles.
  2. Únicamente podrán ser objeto de cesión las salas que se adjuntan en el anexo I y con los medios a disposición para cada una de ellas. Excepcionalmente la Mesa podrá autorizar el uso de otras salas del Senado.
  3. Los organizadores deberán designar obligatoriamente a un responsable que será el encargado de ponerse en contacto con las unidades de la Secretaría General del Senado encargadas de la gestión de los servicios que requiera a través de las direcciones de correo electrónico indicadas en la ficha de cada sala objeto de cesión, poniendo en conocimiento de ello siempre al Departamento de Información de la Dirección de Relaciones Institucionales.
  4. Los organizadores deberán respetar el aforo de las salas cedidas, así como las limitaciones de ocupación que la Cámara les comunique. Asimismo, deberán respetar las recomendaciones e instrucciones relativas a seguridad y uso de las instalaciones.
  5. Los asistentes a la reunión limitarán sus movimientos exclusivamente a la sala o salas cedidas y a las galerías de acceso.
  6. Las reuniones deberán realizarse dentro del horario ordinario del personal de la Cámara.
  7. El responsable designado o, en su caso, el responsable de la identificación de asistentes deberá necesariamente facilitar a la Unidad de Servicios Generales, a través del Portero Mayor del Senado (portero.mayor@senado.es), y a la Comisaría del Senado (comisaria@senado.es),  las listas de las personas que pretendan acceder al Senado, tanto para asistir a reuniones organizativas previas como para participar en el evento (especificando, en todo caso, los nombres, los apellidos y los DNI). El responsable designado por los organizadores colaborará en la tarea de recepción y control de los asistentes a la reunión, el día en que se celebre.
  8. La Unidad de Servicios Generales controlará que no se sobrepasen los límites de aforo y ocupación de las salas, de modo que impedirá el acceso de más personas de las permitidas, y si se sobrepasaran los límites se lo comunicará al coordinador designado por los organizadores y enviará un correo electrónico con las incidencias a los Departamentos de Información y de Prevención de Riesgos, para que conste en el expediente de la cesión y en los informes relativos al cumplimiento del Plan de Autoprotección.
  9. El Departamento de Información será el encargado de contactar con el solicitante para comunicarle el acuerdo adoptado por la Mesa del Senado, así como las Directrices para la gestión de las cesiones de salas del Senado autorizadas por la Mesa de la Cámara, requiriéndoles asimismo la designación de un coordinador. El día, la hora y la sala, con indicación del aforo máximo, planos y ficha de la sala asignada para la reunión serán comunicados por el Departamento de Información al organizador y a las Direcciones de la Secretaría General del Senado afectadas.
  10. El acuerdo de la Mesa por el que se autorice o deniegue la cesión de una sala se comunicará a la Dirección de Relaciones Institucionales y, cuando el acuerdo sea de autorización, también a las Direcciones de Recursos Humanos y Gobierno Interior, Presupuestos y Contratación, Sostenibilidad e Infraestructuras y Tecnologías de la Información y de las Comunicaciones.
  11. Con el objeto de salvaguardar el patrimonio histórico-artístico y demás muebles y enseres del Senado ubicados en los espacios objeto de cesión, el solicitante se comprometerá a asumir la responsabilidad del evento y de los daños que las actividades realizadas pudieran ocasionar a las instalaciones y objetos, según documento adjunto del anexo II.

Las salas que pueden ser objeto de cesión son las siguientes:

  • Clara Campoamor
  • Enrique Casas Vila
  • Manuel Giménez Abad
  • Manuel Broseta Pont
  • Comunidades Autónomas
  • Luis Carandell
  • Europa

Para más información puede enviar un correo electrónico a: informacion@senado.es